Forslag til proces - stresshåndteringspolitik

Sådan kan du opbygge en proces med understøttende procedurer

I det følgende er beskrevet en arbejdsproces til diskussion og kommentering af den udleverede stresshåndteringspolitik.
Diskussion og kommentering foregår i mindre grupper, en afdeling, en faggruppe, et team eller i udvalgte fokusgrupper for at mindske kompleksiteten.

Arbejdsprocessen er sat til 3 timer med intenst og velforberedt arbejde. Processen forudsætter:

  • At alle deltagere har gennemlæst den udleverede stresspolitik, som er udarbejdet af styregruppen
  • At alle har fået udleveret dagens program og spørgeramme i god tid før arbejdsdagen
  • At alle har forberedt sig grundigt på hvert enkelt spørgsmål før arbejdsdagen

Der bør være en tovholder med den særlige funktion at have det overordnede ansvar for, at de beskrevne procedurer følges
(diskutér evt om tovholderen er neutral eller indgår i diskussionerne).

De overvejelser, kommentarer og forslag, der fremkommer under disse arbejdsprocesser videregives til styregruppen, der herefter bearbejder det indkomne materiale.
Målet med arbejdsprocessen er at sikre, at der er procedurer i virksomheden, der muliggør stresshåndtering på alle planer i organisationen.

Ønsker du at høre nærmere om vores AMR-kurser?

Udfyld formularen og få et uforpligtende tilbud på din opgave. Vi vender tilbage hurtigst muligt.

Tovholderfunktionen består af følgende:
 

  • At holde en talerrunde
  • At sørge for alle ytrer sig
  • At sørge for at dialogen ikke går i ring
  • At undgå at taleren ikke begynder at gentage sig selv (normalt når man får uafbrudt taletid – og ingen kommenterer, går mange i gang med at uddybe og forklare yderligere!)
  • At sørge for at holde tiden
  • At sørge for alle emner gennemgås
  • At samle op på beslutninger, konklusioner mv., sammen med referenten

Afsæt tid til de enkelte spørgsmål/emner, der skal gennemgås og informér gruppen om tidsrammen – både den overordnede, men også gennem processen…eks: der er afsat 10 min til diskussion af næste emne, som er ……

Aftal ”spilleregler” – tovholderen må: afbryde, videregive taletid, afslutte emne, m.m.

Deltagere skal tænke over eget indlæg, er det relevant? kan det medgive en ny vinkel eller uddybe en vinkel for at komme til en konklusion, beslutning, mm, eller er indlægget en gentagelse af det tidligere sagte?

Aftal pauser

Tovholderen er ikke ansvarlig for ro og orden, det er alle!

Procesforløb med spørgeramme 

Der fokuseres på, om den udleverede stresshåndteringspolitik rummer den de nødvendige udmeldinger og procedurebeskrivelser.

Tidsrammen er ca 3 timer
Udgangspunktet er ønsker/ forventninger, mangler, undren, samt idéudveksling.


Diskussionen af skabelonen til en stresshåndteringspolitik har til hensigt, at fokusere på allerede fungerende procedurer til stressreducering, samt på områder, hvor der mangler procedurer til samme.
Gruppediskussionen bør tage udgangspunkt i ønsker og behov i gruppen:
  

1. del – Generel afdækning af trivsels- og stressfaktorer
 

  1. Diskutér hvilke forhold, der kan være medvirkende til at skabe hhv. trivsel og stress.
  2. Afklar dernæst hvad det er gruppens ansvar at varetage for at mindske stress/ skabe trivsel. Hvad er ledelsens ansvar for at mindske stress/ skabe trivsel.? Hvad er den enkeltes ansvar for at mindske stress/ skabe trivsel.?
  3. På baggrund af ovenstående ansvarsområder, skal I afklare hvordan de er repræsenteret i udleverede skabelon til stresshåndteringspolitik
  4. Diskutér om I har flere/ færre punkter.(som udgangspunkt er det punkterne i stresshåndteringspolitikken, der skal tages stilling til i det følgende – forslag om at fjerne/ tilføje ansvarspunkter går videre til styregruppen)
  5. Diskuter nu om der er procedurer (formelle eller uformelle) i dagligdagen, der matcher det ansvar, der er til den enkelte medarbejder, gruppen, lederen for at kunne leve op til ansvaret.
  6. Hvad fungerer allerede? Herunder uddybning af på hvilke måde procedurer rummer ansvaret
  7. Hvad mangler? Herunder forslag til procedurer, der kunne rette op på dette!

Tovholder og referent sørger for at samle trådene. Vigtige fokusområder? Forslag til ændringer. Hvad skal videre til styregruppen? Dette afklares kort med gruppen før næste arbejdspunkt

2. del – Hvad sker der når/ hvis en, hvis en kollega/ medarbejder …….

Diskuter hvorfor det er relevant at have aftalte procedurer i forbindelse med en kollegas/ medarbejders stresskollaps.
Hvad der er svært i situationen?, Hvad der er let i situationen? Er der eksisterende procedurer, der varetager punktet? Hvilke procedurer ønskes indført?

Hvilke procedurer/ tiltag træder i kraft, når en kollega/ medarbejder skal vende tilbage efter en sygemelding pga. stress?
Diskuter hvorfor det er relevant at have aftalte procedurer i forbindelse med en kollegas/ medarbejders tilbagekomst efter sygefravær forårsaget af stress.
Hvad der er svært i situationen?, Hvad der er let i situationen? Er der eksisterende procedurer der varetager punktet? Hvilke procedurer ønskes indført?

Tovholder og referent sørger for at samle trådene. Vigtige fokusområder? Forslag til ændringer. Hvad skal videre til styregruppen. Dette afklares kort med gruppen, før næste arbejdspunkt.

3. del – den enkelte medarbejders ansvar for at holde sig afbalanceret i dagligdagen

Er der forhold i dagligdagen, der gør det uproblematisk at leve op til det individuelle ansvar for stresshåndtering?
Hvad fungerer allerede?
Herunder uddybning af på hvilke måde eksisterende procedurer rummer og sikrer at ansvaret bliver taget.

Er der forhold i dagligdagen, der gør det svært at leve op til det individuelle ansvar for stresshåndtering?
Hvad mangler?
Herunder forslag til procedurer, der kunne rette op på dette!

Tovholder og referent sørger for at samle trådene. Vigtige fokusområder? Forslag til ændringer. Hvad skal videre til styregruppen? Dette afklares kort med gruppen, før næste arbejdspunkt

4. del – ledelsens ansvar

I forhold til det beskrevne ansvar for ledere i stresshåndteringspolitikken, er der da områder I undrer Jer over?, Er der mangler? Eller matcher stresshåndteringspolitikken de forventninger man kan og bør have til sin leder?.
Alle kommentarer indsamles og videregives til styregruppen

Tovholder og referent sørger for at samle trådene. Vigtige fokusområder? Forslag til ændringer. Hvad skal videre til styregruppen? Dette afklares kort med gruppen, før næste arbejdspunkt.

Tovholderen og referenten bruger nu tid på at samle trådene fra hele arbejdsforløbet.
Alle samles til fælles briefing af det, der er noteret fra det samlede arbejdsforløb, og det aftales endeligt, hvad der skal viderebringes til styregruppen til videre bearbejdning

Tovholderen sørger for at videregive materialet til styregruppen