Skabelon til en stresshåndteringspolitik

Sådan sætter du struktur på din stresspolitik

Som et led i organisationens overordnede strategi med at fremme trivsel, er det vigtigt at have nogle gennemarbejdede procedurer.

Vigtige redskaber i denne forbindelse kan være en personalepolitik og som en underordnet del af denne, en stresshåndteringspolitik.
Herunder følger en skabelon til udarbejdelse af en stresshåndteringspolitik Når skabelonen er blevet ”foldet ud” i form af en konkret stresshåndteringspolitik, tilpasset den aktuelle organisation, bør der ske en viderebearbejdning af materialet i form af udarbejdelse af konkrete procedurer i dagligdagen, der kan understøtte de foreslåede tiltag.

Indledning
Målet med en stresshåndteringspolitik er at forebygge, modvirke og håndtere stress, da stress indvirker negativt på den enkelte, dennes arbejdsindsats og arbejdsmiljøet.
Det er vigtigt, at medarbejderne i virksomheden trives. Der viser sig at være sammenhæng mellem dårligt helbred og forringet psykisk arbejdsmiljø. Er man glad for sit arbejde, yder man også mere – og er mindre syg.

Stresshåndteringspolitikken skal fungere som en del af virksomhedens arbejde med at forbedre den generelle trivsel.
Virksomheden er en travl og krævende arbejdsplads, hvor der stilles store krav til den enkeltes arbejdsindsats, fleksibilitet og parathed til at indgå i forandringer – vilkår som ikke står til at ændre. Virksomheden har et ansvar for at yde sit til at skabe de bedste arbejdsmæssige betingelser for den enkelte medarbejder i denne virkelighed.
Stresshåndteringspolitikken skal medvirke til at tydeliggøre ansvar, samt tydeliggøre procedurer til modvirkning af stress generelt i organisationen – således at stress hurtigere undgås eller identificeres – og dermed ikke udvikler sig til et problem for den enkelte eller i medarbejdergruppen som sådan.
Stresspolitikken indeholder handleangivende procedurer for ledere og medarbejdere, der dels kan bruges som vejledning i dagligdagen til indføring af strategier for at undgå/nedsætte stress i virksomheden/organisationen, og dels tydeliggøre af de procedurer, der træder i kraft, hvis en medarbejder bliver ramt af stress. Stresshåndterings-politikken kan evt. ses som et supplement til personalepolitikken

Stressansvarlighed på alle niveauer
Ansvaret for at undgå og/eller håndtere stressproblematikker i dagligdagen ligger på flere niveauer.

Overordnet set er der på det organisatoriske niveau ansvar for:

  • at skabe en balance mellem de krav, der stilles, og de mål der sættes i forhold til de ressourcer, der afsættes generelt i alle enheder i organisationen
  • at holde ledelsesniveauet orienteret om organisatoriske tiltag og fremtidsmål
  • at skabe en ramme for det gode lederskab, hvor lederne kan få plads til at lede såvel fagligt, administrativt som personalemæssigt
  • at sørge for relevant lederuddannelse til alle ledere
  • at sørge for en vedvarende og konstruktiv dialog med alle ledelsesfora for at kunne vedholde eller skabe en balance mellem krav, mål og ressourcer i dagligdagen
  • at sikre aktive ledelsesnetværk til sparring af problematikker vedrørende ledelsesopgaven
  • at være vedvarende opmærksom på ubalancer, der kan skabe stress og manglende trivsel
  • at sikre jævnlig måling af arbejdsmiljøet og handle på resultaterne

Overordnet set er det et organisatorisk ansvar at skabe trivsel for alle medarbejdere inklusive ledere i dagligdagen.

Hvad skal være afklaret i forbindelse med stresspolitikken?:
Det skal afklares og gøres synligt, hvilke hjælpeforanstaltninger de ansatte i virksomheden kan benytte i tilfælde af stress, eksempelvis psykologordning, sundhedsordning el. lignende

Lederen
Det er lederens ansvar, som en del af det forebyggende arbejde, at:

  • skabe klarhed om roller og ansvar
  • give medarbejderne feedback
  • sikre medarbejderne medindflydelse og medbestemmelse gennem dialog og information
  • være klar i forventningerne til medarbejderne i forhold til produktion, ansvar og samarbejde
  • sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, såvel for den enkelte som for alle
  • coache medarbejderne til at kunne varetage arbejdsopgaverne selvstændigt
  • prioritere opgaverne i tvivlstilfælde
  • træffe de nødvendige beslutninger, når det er nødvendigt
  • vise medarbejderne sammenhænge i organisationen
  • sikre, at information om organisationens overordnede mål og krav, samt produktionsveje står klar for alle medarbejdere
  • være lyttende og handlende i forhold til medarbejderproblematikker
  • være garant for at medarbejderne har mulighed for at passe deres kerneydelser
  • skabe ro om arbejdet

Det kræver, at lederen:
• til stadighed arbejder på at have de fornødne ledelsesmæssige, empatiske og sociale kompetencer
• holder sig i balance og uden stress
• holder fokus på personaleledelse

Hvad gør lederen, hvis en medarbejder er stressramt i dagligdagen?
Det er lederens ansvar at:

  • tage hånd om en medarbejder, så snart der udvises tegn på stress
  • at tage kollegahenvendelser alvorligt og handle i umiddelbar forbindelse med henvendelsen

Hvad gør lederen, hvis en medarbejder er blevet sygemeldt med stress?
Det er lederens ansvar at:

  • sikre tid til, at medarbejderen får ro i sygefraværsperioden
  • orientere den sygemeldte om, at TR/SR/HR eller anden relevant person vil kontakte vedkommende i sygefraværsperioden, hvis den overstiger x antal dage. Henvendelsen vil ske på et i forvejen skriftligt meddelt tidspunkt. Kontakten vil være et led i en omsorgssamtale og derfor ikke kræve, hverken forberedelse eller handling af den sygemeldte.
  • opfordre medarbejderen til at tage kontakt til egen læge
  • gøre opmærksom på og opfordre til at kontakte eksempelvis Center for Stress eller et andet psykologtilbud
  • orientere HR konsulenten og/eller andre relevante personer i organisationen med det samme, medarbejderen sygemeldes
  • have kontakt med medarbejderen på aftalte tidspunkter i sygeforløbet enten selv eller gennem TR/SR/HR -funktionen, afhængigt af forholdet og de interne aftaler
  • tage initiativ til en dialog om, hvad stresskilden/kilderne er - når medarbejderen er klar til at tale om det (det vil sige i forbindelse med raskmelding)

Hvad gør TR/SR/HR konsulenten eller anden relevant person?

  • kan tage kontakt med den sygemeldte medarbejder efter forudgående skriftlig meddelelse, for at afdække om der er behov for hjælp og støtte fra den særlige funktion (TR/SR/HR)

Hvad gør lederen i forhold til resten af medarbejdergruppen?

  • Skaber sig et overblik over, om dette er et enkeltstående tilfælde eller et symptom på generelle stressproblemer i medarbejdergruppen
  • Kontakter TR/SR/HR eller anden relevant person som sparring i forhold til at afdække, om resten af gruppen også er stresset

Hvad gør lederen, før medarbejderen skal vende tilbage til arbejdet?
Der aftales et møde med medarbejderen inden arbejdet genoptages, hvor TR/SR/HR konsulenten/ eller anden relevant person også kan deltage. Der er 4 formål med mødet:

  • at identificere stresskilden/kilderne
  • at aftale hvilke ting, der skal ændres i arbejdssituationen
  • at aftale, hvordan den pågældende vender tilbage, herunder arbejdstid
  • at aftale, hvordan kollegaer involveres, og hvad de informeres om

Hvad gør lederen, når en medarbejder skal vende tilbage efter en sygemelding p.g.a. stress?
Det er lederens ansvar at:

  • de udløsende stressorer søges fjernet fra medarbejderens arbejde
  • have en tæt dialog med medarbejderen og den øvrige medarbejdergruppe om reaktioner på tilbagekomsten
  • sikre, at arbejdsopgaverne passer til den aftalte arbejdstid, samt at der langsomt i takt med at medarbejderen går op i arbejdstid bliver tilført flere opgaver
  • skabe ro og være buffer i forhold til omverdenen

Medarbejdergruppen
Det er medarbejdernes ansvar, som en del af det forebyggende arbejde at:

  • skabe klarhed om roller og ansvar i dialog med hinanden og nærmeste leder
  • give hinanden feedback til sikring af trivsel i dagligdagen
  • arbejde på en konstruktiv dialog om succeser og problematikker i dagligdagen – hvorfor lykkes noget (ikke)?, hvordan lykkes noget (ikke)?
  • være klar i forventningerne til hinanden i forhold til produktion, ansvar og samarbejde
  • være klar i forventninger til hinanden m.h.t. intern kommunikation og intern ”tone”
  • sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet, såvel for den enkelte som for alle i gruppen
  • skabe klarhed over handleansvar i konkrete sager
  • skabe ro om arbejdet gennem dialog og fastholdelse af overblik
  • udfærdige præcise handlereferater ved alle møder

Det kræver, at medarbejderne:

  • til stadighed er bevidst om deres fælles ansvar som medskabere af det gode psykiske arbejdsmiljø
  • holder sig i balance og uden stress
  • holder fokus på arbejdsgruppens trivsel
  • er rummelige og bevidste om hinandens kompetencer

Hvad gør medarbejdergruppen, hvis en kollega er stresset i dagligdagen?
Det er gruppens ansvar at:

  • forsøge at tale med den stressramte om problematikken
  • kontakte nærmeste leder

Hvad gør medarbejdergruppen, hvis en kollega er blevet sygemeldt med stress?
Det er gruppens ansvar at:

  • give kollegaen ro i sygefraværsperioden, al kontakt skal være positiv kontakt, d.v.s. ingen meldinger fra jobbet med mindre den sygemeldte udtrykkeligt beder om det
  • at være samarbejdsvillig i forhold til ledelsens arbejde med at undersøge stressorer for den sygemeldte og gruppen som helhed
  • tale konstruktivt om stressproblematikker gennem at søge løsninger for den stressramte og for alle i fremtiden

Hvad gør medarbejdergruppen, når en kollega skal vende tilbage efter en sygemelding p.g.a. stress?
Det er gruppens ansvar at:

  • være forstående i forhold til en tilbagekomstordning med nedsat arbejdsfunktion
  • tale åbent om daglige stressproblematikker og deres løsning
  • at være i dialog med nærmeste leder, hvis der opstår problemer

Den enkelte medarbejder
Det er den enkelte medarbejders ansvar i det forebyggende arbejde at:

  • sikre sig klarhed over egen rolle og ansvar i dialog med kolleger og nærmeste leder
  • melde uklarheder og konflikter ud i tide
  • deltage aktivt i en konstruktiv dialog om succeser og problematikker i dagligdagen – hvorfor lykkes noget (ikke)?, hvordan lykkes noget (ikke)?
  • sikre klarhed over forventninger til egen arbejdsindsats og samarbejde
  • være klar i forventninger til kolleger m.h.t. samarbejde og kommunikation
  • sikre en god planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet
  • skabe klarhed over eget handleansvar i konkrete sager
  • skabe ro om arbejdet gennem dialog og fastholdelse af overblik

Det kræver, at den enkelte medarbejder:

  • til stadighed er sig sit ansvar bevidst som medskaber af det gode psykiske arbejdsmiljø
  • holder fokus på arbejdsgruppens trivsel
  • tager ansvar for sin egen arbejdssituation
  • er bevidst om egne faglige kompetencer og formåen
  • tager ansvar for egen sundhed

Hvad gør den enkelte medarbejder, hvis man oplever stress i dagligdagen?
Det er den enkeltes ansvar at:

  • gå til nærmeste leder og arbejde på at få afbalanceret situationen
  • sige hensigtsmæssigt til og fra i forhold til personlige og faglige ressourcer

Hvad skal den enkelte medarbejder vide, hvis man er blevet sygemeldt med stress?

  • man kan blive kontaktet af enten en leder, en TR/SR/HR person eller en anden relevant person i sygefraværsperioden
  • man skal være med til at planlægge egen tilbagekomst, når man er klar
  • at den øvrige medarbejdergruppe informeres om fraværets karakter
  • at man aktivt skal deltage i processen
     

Ønsker du at høre nærmere om vores AMR-kurser?

Udfyld formularen og få et uforpligtende tilbud på din opgave. Vi vender tilbage hurtigst muligt.